Administer Group haluaa olla hyvä yrityskansalainen. Tavoitteenamme on saavuttaa pitkän aikavälin kannattavuus liiketoiminnassa toimimalla eettisesti ja vastuullisesti oikein. Uskomme, että toimimalla oikein edistämme menestyksellistä liiketoimintaa sekä asiakkaidemme että henkilöstömme hyvinvointia.

Jotta voimme edistää vastuullisuutta, ilmoita havaitsemistasi epäkohdista Administer Groupin ilmoituskanavan kautta. Ilmoitusten avulla pystymme puuttumaan mahdollisiin epäkohtiin ja kehittämään toimintaamme. Administer Groupin Whistleblowing-ilmoituskanava koskee kaikkia konsernin yhtiöitä.

Johdanto

Administer Groupin ilmoituskanava on väylä havaitsemiesi väärinkäytösten ilmoittamiseen yrityksellemme. Suosittelemme ensisijaisesti keskustelemaan epäkohdista esihenkilön tai asiasta yrityksessämme vastaavan henkilön kanssa. Jos et halua ilmoittaa asiasta näille henkilöille, voit käyttää ilmoituskanavaa.

Administer Groupin valtuuttamat käsittelijät vastaanottavat ilmoituskanavan kautta tulleet ilmoitukset ja käsittelevät ne luottamuksellisesti. Vain valtuutetuilla käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin. Ilmoitukset ja niihin liittyvä sisäinen tutkinta toteutetaan rajatun, erikseen nimetyn käsittelijäjoukon toimesta. 

Suojaamme aina ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden mahdollisesti ilmoituksessa mainittujen osapuolten henkilöllisyyksien luottamuksellisuuden.

Ilmoituskanava

Administer Groupin käytössä olevan ilmoituskanava -palvelun tuottaa Administer Groupiin kuuluva  EmCe Solution Partner Oy. Administer Oyj vastaa ilmoituskanavan teknisestä ylläpidosta.

Ilmoituksen tekeminen ja käsittely

Tee ilmoitus, jos epäilet, että Administer Groupissa on tapahtunut rikos tai väärinkäytös tai muu yrityksemme arvojen vastainen toiminta. Ilmoituksen voi aina tehdä myös nimettömänä. 

Ilmoittaja saa ilmoituksen tekovaiheessa itselleen numerokoodin, joka tulee ottaa talteen. Numerokoodin avulla pääsee kirjautumaan ilmoituskanavassa jo olevaan omaan ilmoitukseen sekä seuraamaan ilmoituksen käsittelyä. Numerokoodi on ainoa tapa päästä tehtyyn ilmoitukseen käsiksi ja jos tämä numerokoodi häviää, ilmoittajan on tehtävä uusi ilmoitus.

Ilmoitusten tueksi ei tarvitse olla todisteita. Ilmoitus tulee aina kuitenkin tehdä rehellisessä mielessä ja ilmoituskanavan väärinkäyttö ja tahallisten tai perättömien ilmoitusten tekeminen on kiellettyä.

Ilmoitukseen ei tule sisällyttää arkaluonteisia henkilötietoja, elleivät ne ole välttämättömiä ilmoituksen kuvailun ja sen käsittelyn kannalta. Kaikki ilmoitukset kryptataan luontihetkellä symmetrisellä ja asymetrisella vahvalla salausalgoritmilla, jota ei voi purkaa tai muuttaa jälkeenpäin. 

Administer Group on nimennyt ilmoitusten käsittelyyn riippumattoman tiimin. Ilmoitusten käsittelystä vastaavat henkilöt voivat pyytää lisätietoja ilmoituksen tekijältä ilmoituskanavan kautta. Ilmoituskanavassa voidaan ilmoitukseen liittyvää keskustelua käydä anonyymisti.  Ilmoituksen käsittelijä toimittaa ilmoituskanavan kautta kolmen (3) kuukauden sisällä lisätietoa siitä, mihin toimenpiteisiin ilmoituksen perusteella on ryhdytty.

Ilmoitukset ja niihin liittyvä sisäinen tutkinta toteutetaan rajatun, erikseen nimetyn käsittelijäjoukon toimesta. Tutkinnan apuna voidaan käyttää myös muita asiantuntijoita tarkoituksenmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.   

Ilmoituskanavassa ilmoituksia säilytetään enintään yksi (1) vuosi Administer Groupin ja ilmoittajan välisestä viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Tutkinnan aikana kerätyt tiedot poistetaan viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen käsittelyn aloittamisesta, jollei tietojen säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Ilmoituksen tekeminen oikeuskanslerin keskitettyyn ilmoituskanavaan

Ilmoituksen voi tehdä oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan, jos ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että Administer Group ei puutu tehokkaasti asiaan tai että hän joutuu vastatoimien kohteeksi. Tietoa ulkoisesta ilmoituskanavasta on oikeuskanslerinviraston verkkosivuilla.

https://oikeuskansleri.fi/ilmoittajansuojelu

https://oikeuskansleri.fi/miten-ilmoitus-tehdaan

Tutustu Administer Groupin Whistleblowing-tietosuojaselosteeseen.