Administer haluaa olla hyvä yrityskansalainen. Tavoitteenamme on saavuttaa pitkän aikavälin kannattavuus liiketoiminnassa toimimalla eettisesti ja vastuullisesti oikein. Uskomme, että toimimalla oikein edistämme menestyksellistä liiketoimintaa sekä asiakkaidemme että henkilöstömme hyvinvointia.

Jotta voimme edistää vastuullisuutta, ilmoita havaitsemistasi epäkohdista Administerin ilmoituskanavan kautta. Ilmoitusten avulla pystymme puuttumaan mahdollisiin epäkohtiin ja kehittämään toimintaamme. Administerin Whistleblowing-ilmoituskanava koskee kaikki Administer-konsernin yhtiöitä.

Johdanto

Administer-konsernin Ilmoituskanava on väylä havaitsemiesi väärinkäytösten ilmoittamiseen yrityksellemme. Suosittelemme ensisijaisesti keskustelemaan epäkohdista esihenkilön tai asiasta yrityksessämme vastaavan henkilön kanssa. Jos et halua ilmoittaa asiasta näille henkilöille, voit käyttää ilmoituskanavaa.

Administer-konsernin valtuuttamat käsittelijät vastaanottavat ilmoituskanavan kautta tulleet ilmoitukset ja käsittelevät ne luottamuksellisesti. Vain valtuutetuilla käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin.

Suojaamme aina ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden mahdollisesti ilmoituksessa mainittujen osapuolten henkilöllisyyksien luottamuksellisuuden.

Miten ilmoitus tehdään

Voit tehdä ilmoituksen, jos epäilet, että Administer-konsernissa on tapahtunut rikos tai väärinkäytös tai muu yrityksemme arvojen vastainen toiminta. Ilmoituksen voi halutessaan tehdä nimettömänä. Ilmoituskanavassa voi myös käydä anonyymiä keskustelua ilmoituksen käsittelijän kanssa.

Ilmoittaja voi halutessaan jättää ilmoituksen yhteydessä nimensä ja yhteystietonsa. Ilmoituksen tietoihin pääsevät käsiksi vain käsittelyyn valtuutetut henkilöt, emmekä luovuta henkilöllisyystietojasi ulkopuolisille ilman nimenomaista suostumustasi, ellei ilmoituksen asianmukainen käsittely vaadi tietojen viemistä viranomaisille tai muita vastaavia toimenpiteitä.

Ilmoitusten tueksi ei tarvitse olla todisteita, ja ilmoitukset  tulee aina tehdä rehellisessä mielessä. Ilmoituskanavan väärinkäyttö, tahallisten tai perättömien ilmoitusten tekeminen on kielletty.

Ilmoitukseen ei tule sisällyttää arkaluonteisia henkilötietoja, elleivät ne ole välttämättömiä ilmoituksen kuvailun ja sen käsittelyn kannalta.

Ilmoitusten käsittelyyn määritellyt valtuutetut henkilöt voivat pyytää lisätietoja ilmoituksen tekijältä kanavan kautta. He vastaavat kanavan kautta kolmen (3) kuukauden sisällä, mihin toimenpiteisiin ryhdymme ilmoituksen perusteella.

Otathan siis ylös koodin, jonka saat ilmoituksen jättämisen jälkeen ilmoituskanavassa, jotta pääset viestimään ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.

Miten tietoja käsitellään

Ilmoituskanava on toteutettu puolueettoman ja ulkopuolisen kumppanin Keskuskauppakamarin kanssa anonyymin ilmoittajan henkilöllisyyden salaamiseksi. Keskuskauppakamari tarjoaa palvelun teknisen toteutuksen eikä vastaanota ilmoituksia.

Ilmoituksia käsittelevät yrityksessämme erikseen nimetyt riippumattomat henkilöt. Selvityksissä voidaan käyttää myös muita asiantuntijoita tarkoituksenmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Ilmoituksen voi tehdä aina nimettömästi. Ilmoituksen vastaanottavat käsittelijät eivät saa käyttöönsä ilmoittajan  metatietoja tai IP-osoitetta, joilla ilmoittaja voitaisiin tunnistaa. Kaikki ilmoitukset kryptataan luontihetkellä symmetrisellä ja asymetrisella vahvalla salausalgoritmilla, jota ei voi purkaa tai muuttaa jälkeenpäin. Käsittelijät saavat tietoonsa vain ilmoituksen ajankohdan ja ilmoituksen sisällön.

Ilmoituskanavassa henkilötietoja säilytetään enintään kaksi (2) vuotta Administerin ja rekisteröidyn välisestä viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Jos ilmoitettu asia etenee rikostutkintaan tai oikeuskäsittelyyn, saattaa tietojen säilytys edellyttää pidempää säilytysaikaa, tällöin tietoja säilytetään oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan.

Tutustu Administer-konsernin Whistleblowing-tietosuojaselosteeseen.