Administer haluaa olla hyvä yrityskansalainen. Tavoitteenamme on saavuttaa pitkän aikavälin kannattavuus liiketoiminnassa toimimalla eettisesti ja vastuullisesti oikein. Uskomme, että toimimalla oikein edistämme menestyksellistä liiketoimintaa sekä asiakkaidemme että henkilöstömme hyvinvointia.

Jotta voimme edistää vastuullisuutta, ilmoita havaitsemistasi epäkohdista Administerin ilmoituskanavan kautta. Ilmoitusten avulla pystymme puuttumaan mahdollisiin epäkohtiin ja kehittämään toimintaamme. Administerin Whistleblowing-ilmoituskanava koskee kaikki Administer-konsernin yhtiöitä.

Johdanto

Administer-konsernin Ilmoituskanava on väylä havaitsemiesi väärinkäytösten ilmoittamiseen yrityksellemme. Suosittelemme ensisijaisesti keskustelemaan epäkohdista esihenkilön tai asiasta yrityksessämme vastaavan henkilön kanssa. Jos et halua ilmoittaa asiasta näille henkilöille, voit käyttää ilmoituskanavaa.

Administer-konsernin valtuuttamat käsittelijät vastaanottavat ilmoituskanavan kautta tulleet ilmoitukset ja käsittelevät ne luottamuksellisesti. Vain valtuutetuilla käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin.

Suojaamme aina ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden mahdollisesti ilmoituksessa mainittujen osapuolten henkilöllisyyksien luottamuksellisuuden.

Miten ilmoitus tehdään

Voit tehdä ilmoituksen, jos epäilet, että Administer-konsernissa on tapahtunut rikos tai väärinkäytös tai muu yrityksemme arvojen vastainen toiminta. Ilmoituksen voi halutessaan tehdä nimettömänä. Ilmoituskanavassa voi myös käydä anonyymiä keskustelua ilmoituksen käsittelijän kanssa.

Ilmoittaja voi halutessaan jättää ilmoituksen yhteydessä nimensä ja yhteystietonsa. Ilmoituksen tietoihin pääsevät käsiksi vain käsittelyyn valtuutetut henkilöt, emmekä luovuta henkilöllisyystietojasi ulkopuolisille ilman nimenomaista suostumustasi, ellei ilmoituksen asianmukainen käsittely vaadi tietojen viemistä viranomaisille tai muita vastaavia toimenpiteitä.

Ilmoitusten tueksi ei tarvitse olla todisteita, ja ilmoitukset  tulee aina tehdä rehellisessä mielessä. Ilmoituskanavan väärinkäyttö, tahallisten tai perättömien ilmoitusten tekeminen on kielletty.

Ilmoitukseen ei tule sisällyttää arkaluonteisia henkilötietoja, elleivät ne ole välttämättömiä ilmoituksen kuvailun ja sen käsittelyn kannalta.

Ilmoitusten käsittelyyn määritellyt valtuutetut henkilöt voivat pyytää lisätietoja ilmoituksen tekijältä kanavan kautta. He vastaavat kanavan kautta kolmen (3) kuukauden sisällä, mihin toimenpiteisiin ryhdymme ilmoituksen perusteella.

Otathan siis ylös koodin, jonka saat ilmoituksen jättämisen jälkeen ilmoituskanavassa, jotta pääset viestimään ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.

Miten tietoja käsitellään

Ilmoituskanava on toteutettu puolueettoman ja ulkopuolisen kumppanin Keskuskauppakamarin kanssa anonyymin ilmoittajan henkilöllisyyden salaamiseksi. Keskuskauppakamari tarjoaa palvelun teknisen toteutuksen eikä vastaanota ilmoituksia.

Ilmoituksia käsittelevät yrityksessämme erikseen nimetyt riippumattomat henkilöt. Selvityksissä voidaan käyttää myös muita asiantuntijoita tarkoituksenmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Ilmoituksen voi tehdä aina nimettömästi. Ilmoituksen vastaanottavat käsittelijät eivät saa käyttöönsä ilmoittajan  metatietoja tai IP-osoitetta, joilla ilmoittaja voitaisiin tunnistaa. Kaikki ilmoitukset kryptataan luontihetkellä symmetrisellä ja asymetrisella vahvalla salausalgoritmilla, jota ei voi purkaa tai muuttaa jälkeenpäin. Käsittelijät saavat tietoonsa vain ilmoituksen ajankohdan ja ilmoituksen sisällön.

Ilmoituskanavassa henkilötietoja säilytetään enintään yksi (1) vuosi Administerin ja rekisteröidyn välisestä viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Tutkimuksen aikana kerätyt tiedot poistetaan viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen käsittelyn aloittamisesta, jollei tietojen säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Ilmoituksen tekeminen oikeuskanslerin keskitettyyn ilmoituskanavaan

Ilmoituksen voi tehdä oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan, jos ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että Administer ei puutu tehokkaasti asiaan tai että hän joutuu vastatoimien kohteeksi. Tietoa ulkoisesta ilmoituskanavasta on oikeuskanslerinviraston verkkosivuilla.

https://oikeuskansleri.fi/ilmoittajansuojelu

https://oikeuskansleri.fi/miten-ilmoitus-tehdaan

Tutustu Administer-konsernin Whistleblowing-tietosuojaselosteeseen.