Tämä tietosuojaseloste liittyy rekrytointiin ja ulkoisesti tarjottuun, Administer Oyj:n ja sen konserniyhtiöiden (yhdessä ”Administer”) rekrytoinnissa käytettävään verkkopohjaiseen rekrytointijärjestelmään (”tietosuojaseloste”). Tässä selosteessa annetaan tietoa siitä, miten Administer ja sen työntekijät, yhteistyökumppanit ja tytäryhtiöt käsittelevät henkilötietoja rekrytoinnin yhteydessä.

Administer on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tutustu tähän tietosuojaselosteeseen huolellisesti, ennen kuin annat tietojasi järjestelmäämme. Jos et hyväksy tämän tietosuojaselosteen ehtoja, et valitettavasti voi antaa tietojasi tietokantaamme.

Rekisterinpitäjä

Administer Oyj ja sen konserniyhtiöt toimivat työnhakijoiden henkilötietojen osalta yhteisrekisterinpitäjinä, ja tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten työnhakijoiden henkilötietoja kerätään ja käsitellään. Oikeus työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn on aina tarkoin rajattu ja se pohjautuu henkilön työtehtäviin, sekä työrooliin.  

Administer Oyj vastaa henkilörekisterin tietoteknisestä ylläpidosta ja toimii keskitettynä yhteyspisteenä tietosuojakysymyksiin liittyen.

Administer Oyj
Konepajankuja 3 B
00510 Helsinki
Y-tunnus: 0593027-4
Puhelin: 020 703 2000

Kaikki rekisteriä koskevat yhteisrekisterinpitäjät on kerrottu konsernin www-sivuilla osoitteessa: https://administergroup.com/administer-konsernin-yhtiolistaus/.

Yhteyshenkilö työnhakijoiden henkilörekisteriä koskevissa asioissa:

Paula Niemi, konsernin henkilöstöjohtaja.

Puhelin 050 392 8909, paula.niemi@administer.fi

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä yhteyshenkilöinä toimii:

Anja Hänninen, konsernin tietosuojavastaava

Puh. 040 5220 621

Anja.Hanninen@Silta.fi

Rekisterin nimi

Administerin rekrytointia koskeva tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi

Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa. Rekrytointiprosessimme edellyttää henkilötietojesi käsittelyä, joten suostumuksesi peruminen voi johtaa tilanteeseen, jossa emme voi jatkaa rekrytointiprosessia kanssasi.

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely

Administer kerää henkilötietojasi resursointitoimiensa hallintaan liittyvissä tarkoituksissa sekä käytettäväksi organisaation suunnittelussa ja kehittämisessä. Näin ollen Administer voi käyttää henkilötietojasi työnhakijoiden arviointiin ja valintaan liittyvissä asioissa, kuten haastattelujen ja soveltuvuusarviointien järjestämisessä ja toteuttamisessa, niiden tulosten arvioinnissa sekä muissa tarkoituksissa, jotka ovat tarpeen rekrytointiprosessissa ja lopullista valintaa tehtäessä. Jos solmit työsuhteen Administeriin, kaikki antamasi henkilötiedot voidaan liittää muihin sinua koskeviin tietoihin ja niitä voidaan käyttää muissa työsuhteeseen tai työhön liittyvissä tarkoituksissa.

Administer kerää henkilötietoja suoraan hakijoilta sekä tietolähteistä, jotka hakijat ovat Administerille antaneet. Administer saattaa kansallisen lainsäädännön puitteissa kerätä henkilötietoja myös julkisista lähteistä sekä suorittaa taustatutkimuksia ja arviointeja ja tallentaa näitä tietoja rekrytointiprosessin aikana. Administer kerää sekä yrityksen sisäisten hakijoiden että ulkopuolisten hakijoiden henkilötietoja tässä henkilötietoselosteessa ilmoitettuihin tarkoituksiin.

Tämä tietosuojaseloste kattaa kaikki henkilötiedot, jotka annat verkkopohjaisen rekrytointijärjestelmämme kautta, postitse tai sähköpostitse työhakemuksen tai rekrytointiprosessin osana. Tällaisia henkilötietoja ovat esimerkiksi

• nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut yhteystiedot sekä tavat, jolla ensisijaisesti toivot sinuun otettavan yhteyttä
• käyttäjätunnus ja salasana sekä muut tiedot, joita käytetään sinun tunnistamiseesi järjestelmässä
• CV, ansioluettelo, saate, aikaisempi työkokemus, koulutus, pätevyys ja osaaminen
• paikkakunta. josta ensisijaisesti haet töitä, halukkuus vaihtaa toimipaikkaa, palkkatoive
• kanava, jonka kautta sait tietää avoimesta työpaikasta
• suosituksiin liittyvät tiedot
• luottotietojen tarkistaminen soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Jos aiot antaa meille tarkkoja tietoja suosittelijasta tai muusta kolmannesta osapuolesta osana CV:täsi tai ansioluetteloasi, on sinun vastuullasi hankkia lupa kyseiseltä kolmannelta osapuolelta.

Huomaa, että Administer ei kerää hakijoista tietoja, jotka ovat erityisen henkilökohtaisia tai yksityisiä. Tietyissä Euroopan unionin maissa tällaisia tietoja kutsutaan arkaluonteisiksi henkilötiedoiksi. Näitä ovat tavallisesti esimerkiksi hakijan terveydentilaa, rotua tai etnistä alkuperää, uskonnollista tai poliittista vakaumusta tai sukupuolista suuntautumista koskevat tiedot.

Administer noudattaa työnantajana yhtäläisten mahdollisuuksien periaatteita, eli kohtelemme kaikkia hakijoita tasapuolisesti. Administer ei syrji hakijoita suoraan tai välillisesti millään rekrytoinnin alueella sukupuolen, sukupuolisen suuntautumisen, transsukupuolisuuden, rodun tai etnisen alkuperän, uskonnon, vammaisuuden, siviilisäädyn, vakaumuksen, kansallisuuden, ihonvärin, iän tai minkään muun lailla suojatun ominaisuuden perusteella

Henkilötietojen säilyttäminen

Administer säilyttää hakijoiden henkilötietoja niiden käsittelyyn tarkoitetun ajan ja niin kauan kuin laki meiltä sitä edellyttää tai siihen asti, että saamme poistopyynnön. Kaikki tiedot liittyen työnhakuun säilytetään rekisterissämme 24 kuukauden ajan viimeisestä toimenpiteestä tai yhteydenotosta.

Henkilötietojen siirtäminen

Administer tekee yhteistyötä sille palveluita tarjoavien kolmansien osapuolten kanssa. Luovutamme tietojasi kolmansille osapuolille, esimerkiksi palveluntarjoajille, osana Administerin rekrytointiprosessia, verkkosivuston isännöintipalveluja tai tietotekniikan konsulttipalveluja, verkkosivuston hallintapalveluja, tietojen analysointipalveluja, lainopillisia palveluja, kirjanpitopalveluja sekä muita hallinnollisia palveluja, varmistuspalveluja ja turvallisuuspalveluja. Administer toteuttaa asianmukaiset tekniset, organisaatioon liittyvät ja oikeudelliset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa tai niihin voidaan antaa pääsy velvoittavassa lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Näissä tapauksissa henkilötietojasi voidaan luovuttaa tai niihin voidaan antaa pääsy esimerkiksi lainvalvontaviranomaisille niissä maissa, joissa Administer tai sen alihankkijat tai edustajat toimivat, sekä maissa, joihin henkilötietojasi on tämän tietosuojaselosteen mukaisesti siirretty.

Oikeutesi

Henkilönä, jonka henkilötietoja Administer käsittelee, sinulla on asianmukaisella tavalla ja sovellettavasta kansallisesta lainsäädännöstä johtuvat mahdolliset rajoitteet ja muut määräykset huomioon ottaen oikeus

• saada vahvistus, onko Administerin rekrytointijärjestelmässä sinua koskevia tietoja, ja
• saada kyseiset henkilötiedot ymmärrettävässä muodossa. Administerilla voi olla oikeus sovellettavan kansallisen lainsäädännön perusteella periä kyseisten tietojen toimittamisesta aiheutuvia todellisia kuluja vastaava maksu
• saada virheelliset, puutteelliset tai muuten epätarkat henkilötiedot poistettua tai korjattua tai niiden käyttö estettyä tai tarvittaessa saada henkilötiedot integroitua
• vastustaa oikeudellisin perustein henkilötietojen käsittelyä osittain tai kokonaan. Tämän seurauksena hakemuksesi käsittely tai muu suhde Administerin kanssa voi kuitenkin joissakin tapauksissa päättyä.

Administer haluaa muistuttaa, että voit käyttää useimpia oikeuksiasi hallitsemalla hakijaprofiiliasi. Jos hakijaprofiilin hallinta ei riitä tämän tietosuojaselosteen mukaisten oikeuksiesi harjoittamiseen, voit harjoittaa oikeuksiasi ottamalla yhteyttä meihin käyttäen edellä tässä tietosuojaselosteessa annettuja yhteystietoja.

Meillä on oikeus poistaa henkilötietosi (kuten CV tai ansioluettelo) milloin tahansa ilman erityistä syytä. Tämän vuoksi sinun tulee säilyttää itselläsi kopio meille toimittamistasi henkilötiedoista.

Ei työtarjous

Verkkosivustoillamme julkaistavia avoimia työpaikkoja ei tule pitää työtarjouksena tai lupauksena työpaikasta. Administer voi ilman erillistä ilmoitusta poistaa, muokata tai muuttaa kuvattuja työtehtäviä ja niihin liittyviä korvauksia ja etuja. Verkkosivustoillamme kuvataan mahdollisia työtehtäviä Administer Oyj:lla ja sen konserniyhtiöissä. Ne eivät ole sitovia tarjouksia työpaikoista tai niiden ehdoista. Työtarjous, jonka käyttäjä voi saada mahdollisen työtilaisuuden havaittuaan tai annettuaan tietoja Administerille, on kyseisen tarjouksen ehtojen mukainen.

Evästeet

Verkkosivuilla käytössä olevista evästeistä kerromme tarkemmin täällä: https://administergroup.com/evasteet/. Jokainen liiketoimintamme viestii omasta evästekäsittelystään omilla verkkosivuillaan. Evästeisiin liittyviä suostumusmäärityksiä voi hallinnoida verkkosivuilta löytyvillä evästeasetuksilla.

Tietoturva

Administer pyrkii asianmukaisin toimenpitein (ottaen huomioon myös kyseisten henkilötietojen luonne) ehkäisemään ja minimoimaan järjestelmiemme ja palvelujemme käyttöön liittyvät tietoturvariskit. Tällaisia toimenpiteitä ovat tapauksen mukaan esimerkiksi palomuurien, suojattujen palvelimien ja salauksen käyttö, asianmukaisten käyttöoikeuksien hallintajärjestelmien ja -prosessien käyttöönotto, tietojen käsittelijöiden huolellinen valinta sekä muut teknisesti ja kaupallisesti kohtuulliset toimet, joiden avulla voidaan asianmukaisesti suojata henkilötietojesi luvaton käyttö ja luovuttaminen. Administer voi myös ottaa tarvittavia varmuuskopioita ja käyttää muita vastaavia keinoja estääkseen henkilötietojesi tahattoman vahingoittumisen tai tuhoutumisen ja varmistaakseen palvelujemme häiriöttömän toiminnan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Voit tehdä valituksen esimerkiksi silloin, jos Administer ei toteuta tietosuoja-asetuksessa olevia rekisteröidyn oikeuksia asianmukaisesti.

Ilmoituksen epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä voit tehdä tietosuojatoimiston internetsivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa.

Lisätietoa omista oikeuksistasi rekisteröitynä löydät täältä: 

• https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet
• https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

Muutokset

Administer pyrkii jatkuvasti kehittämään rekrytointiprosessiaan, minkä vuoksi myös tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää tilanteen mukaan. Administer pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen.

Tietosuojaselostetta koskevista muutoksista Administer tiedottaa verkkosivuillaan julkaisemalla siellä päivitetyn tietosuojaselosteen sekä muutoksentekopäivämäärän. Mikäli Administer tekee tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, Administer tiedottaa asiasta myös muulla tavoin kuten lähettämällä sähköpostiviestin tai julkaisemalla tiedotteen sivuilla ja/tai sosiaalisen median sivuilla ennen muutosten voimaantuloa.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 18.8.2023.