Administer Groupin vastuullisuus ja eettisyys -toimintaohje (Code of Conduct)
Administer Group on henkilöstö- ja talouspalvelujen moniosaaja. Tarjoamme palkka- ja taloushallinnon palveluita, ohjelmistopalveluita, konsultointia sekä henkilöstövuokrausta ja kansainvälisiä asiantuntijapalveluita. Olemme Suomen suurin palkkaulkoistuskumppani ja johtava asiantuntija harmaan talouden torjunnassa. Palveluitamme käyttää yli 5000 asiakasta pk-yrityksistä suuryrityksiin sekä kunnat ja muut julkisen sektorin toimijat. Vuonna 1985 perustettu yritys on noteerattu Nasdaq Helsingin First North -listalla. Administer Groupin muodostavat palkkahallintopalveluita tarjoava Silta Oy, tilitoimisto Administer, asiantuntijatalo Econia Oy sekä ohjelmistoyhtiö EmCe Solution Partner Oy. Lisäksi konserniin kuuluu muita tytär- ja osakkuusyhtiöitä.
Administer groupin yhtenä pääperiaatteena on olla hyvä yrityskansalainen. Tavoitteenamme on saavuttaa pitkän aikavälin kannattavuus liiketoiminnassa toimimalla eettisesti ja vastuullisesti oikein. Uskomme vahvasti, että toimimalla oikein, edistämme sekä menestyksellistä liiketoimintaa että asiakkaidemme että henkilöstömme hyvinvointia.
Nämä toimintaohjeet määrittelevät yleiset linjaukset, joita Administer Groupin henkilöstön, mukaan lukien johto, ja muiden sidosryhmien, kuten alihankkijoiden, oletetaan noudattavan. Nämä toimintaohjeet on hyväksynyt Administerin Groupin johtoryhmä ja niitä täydennetään tarpeen mukaan. Administer Groupin kaikkien toimintatapojen, kuten sääntöjen, ohjeiden ja käytäntöjen, tulee olla täysin yhdenmukaisia näiden toimintaohjeiden kanssa.
Toimintaohjeen sisältö
Tässä toimintaohjeessa käsitellään lakien, säädösten ja määräysten noudattamista, ympäristönäkökulmaa, ihmisoikeuksia, lahjonnan torjuntaa, salassapitovelvoitteita ja vastuuta henkilöstöstä. Tätä yleistä toimintaohjetta täydentämässä konserniyhtiöissä on käytössä yksityiskohtaisempia sääntöjä ja ohjeita, kuten työsuojelun toimintasuunnitelma, ohjeistus rahanpesuun liittyen, ohjeistus tietoturvaan ja tietosuojaan liittyen, työturvallisuussääntöjä ja varhaisen välittämisen ohje.
Toimintaohjeet jokapäiväisessä työssä
Administer konserniyhtiöt toteuttavat näitä toimintaohjeita aktiivisesti, avoimesti ja eettisesti. Vaikeissakin tulkintakysymyksissä konserni tekee kaikkensa ratkaistakseen mahdollisesti ilmenevät eettiset ja oikeudelliset sekä ympäristöön, työvoimaan ja ihmisoikeuksiin liittyvät ongelmat näiden toimintaohjeiden mukaisella tavalla.
Toimintaohjeiden edistäminen on myös jokaisen konsernin palveluksessa olevan tehtävä. Konsernin henkilöstöhallinto auttaa kaikissa toimintaohjeisiin liittyvissä kysymyksissä tai tulkinnoissa.
Toimintaohjeet yksityiskohtaisesti
Noudatamme lainsäädäntöä sekä viranomaismääräyksiä
Noudatamme tarkasti voimassa olevaa lainsäädäntöä ja eri viranomaismääräyksiä ja -säännöksiä.
Pyrimme kestävään kehitykseen ja huomioimme ympäristövaikutukset
Vaikka Administer Groupin suorat ympäristövaikutukset ovat suhteellisen pienet, kiinnitämme huomiota ympäristöasioihin liiketoiminnassamme. Olemme sähköisten palveluiden edelläkävijä ja suosimme niitä palveluidemme tuottamisessa. Pyrimme muun muassa vähentämään matkustusta ja lisäämään videopalavereja, vähentämään tulostusta ja kehittämään ja hyödyntämään asiakasyhteistyössä erilaisia sähköisiä työkaluja.
Omissa toimitiloissamme kierrätämme, pyrimme vähentämään energiankäyttöä ja suosimme kestävän kehityksen ratkaisuja ja kierrätysmateriaaleja. Olemme sitoutuneet käyttämään ympäristöystävällisiä tuotteita ja ratkaisuja hankinnoissamme.
Kunnioitamme ihmisoikeuksia
Kunnioitamme kansallisia ja kansainvälisesti tunnustettuja ihmisoikeuksia niin kuin ne on kirjattu YK:n ihmisoikeuksien yleismaailmalliseen julistukseen. Näemme muun muassa seuraavat ihmisoikeudet perustavina ja yleismaailmallisina: ajatuksenvapaus, mielipiteenvapaus, lausunnonvapaus, uskonnonvapaus ja rauhanomaisen kokoontumisen vapaus sekä vapaus rotuun, ikään, kansallisuuteen, sukupuoleen tai sukupuoliseen suuntautumiseen kohdistuvasta syrjinnästä.
Emme anna tai vastaanota lahjuksia
Kukaan konsernin palveluksessa oleva tai kanssamme toimiva ei saa tavoitella henkilökohtaista etua käyttämällä hyväksi asemaansa tai konsernille kuuluvaa omaisuutta tai tietoa. Administerilainen ei voi osallistua päätöksentekoon silloin, kun kyse on jonkin konserniyhtiön liiketoimista sellaisten yhtiöiden kanssa, joissa hän tai hänen lähipiirinsä on osallisena.
Emme vastaanota tai tarjoa sellaista lahjaa tai vieraanvaraisuutta, joka ylittää tavanomaisen liike-elämän käytännön tai joka voisi vaikuttaa riippumattomuuteen.
Epäilyttäviin liiketoimiin tai epäiltyyn rahanpesuun puuttuminen
Asiakkaalta pyydetään aina lisäselvitystä normaalista poikkeavista toimista, kuten taloudelliselta arvoltaan poikkeuksellista liiketoimista tai varojen siirrosta tai asiakkaan toimialalla tai asiakkaan oman yleisen toiminnan valossa poikkeuksellista toimista. Mikäli toimien asianmukaisuudesta ja laillisuudesta ei saada riittävää selvitystä, havainnoista raportoidaan organisaatiossa esimiehelle ja tarvittaessa viranomaisille.
Käsittelemme tietoja huolellisesti ja luottamuksella
Konserniyhtiöiden palkkapalvelun ja taloushallinnon hoitamista varten yhtiö ylläpitää ja käsittelee hyvin luottamuksellista tietoa. Käsittelemme tietoja huolellisesti lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja huolehdimme yksityisyyden suojasta ja tietosuoja-asetuksen ohjeistuksesta henkilötietojen käsittelyssä.
Noudatamme sosiaalisessa mediassa samoja periaatteita kuin muussakin viestinnässä liittyen tiedon luottamuksellisuuteen ja oikeellisuuteen. Toimimme asiallisesti ja vastuullisesti myös sosiaalisen median kanavissa, emmekä vahingoita Administer Groupin mainetta tai brändiä.
Vastuu konsernin henkilöstöstä
Vastuu omasta henkilöstöstä on keskeinen osa konsernin sosiaalista vastuuta. Toiminnan lähtökohtana on hyvä työyhteisö ja yksilön kunnioittaminen. Noudatamme työlainsäädäntöä ja alamme työehtosopimusta. Ylläpidämme tasa-arvoa emmekä hyväksy kiusaamista, häirintää tai syrjintää. Tarjoamme turvallisen työympäristön sekä huolehdimme henkilöstön työhyvinvoinnista ja kannustamme henkilöstöä henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehitykseen ja kasvuun.