Asiakas- ja yhteyshenkilöitä koskeva tietosuojaseloste

Administer Oyj ja sen konserniyhtiöt (yhdessä ”Administer”) ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Toivomme asiakkaidemme, palveluidemme käyttäjien ja yhteistyökumppaniemme tutustuvan tietosuojaselosteeseemme.

Administer Oyj ja sen konserniyhtiöt toimivat asiakas- ja yhteyshenkilötietojen käsittelyn osalta yhteisrekisterinpitäjinä. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Administer-konserni kerää ja käsittelee henkilötietoja yhteisiä tarkoituksia varten.  

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Tämä tietosuojaseloste koskee Administer Oyj:n ja sen konserniyhtiöiden yhteistä asiakas- ja yhteyshenkilörekisteriä. Administer Oyj vastaa henkilörekisterin tietoteknisestä ylläpidosta ja toimii keskitettynä yhteyspisteenä tietosuojakysymyksiin liittyen.

Administer Oyj
Itämerenkatu 5
00180 Helsinki
Y-tunnus: 0593027-4
Puhelin: 020 703 2000

Kaikki rekisteriä koskevat yhteisrekisterinpitäjät on kerrottu konsernin www-sivuilla osoitteessa: https://administergroup.com/administer-konsernin-yhtiolistaus/.

2. Rekisterin yhteyshenkilöt

Administer Oy:n asiakaspalvelu palvelee rekisteriasioissa arkipäivisin klo 9-16 välisenä aikana numerossa 020 703 2010. Rekisteriä koskevat kysymyksenne voitte laittaa meille myös sähköpostiosoitteeseen tiedotus@administer.fi tai kirjeitse osoitteeseen Administer Oyj, Itämerenkatu 5, 00180 Helsinki.

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voitte kääntyä konsernin tietosuojavastaavan puoleen: Anja Hänninen, puh. 040 5220 621.  Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voitte ottaa yhteyttä myös joko sähköpostilla tietosuoja@administer.fi tai kirjeitse osoitteeseen Administer Oyj, tietosuoja, Itämerenkatu 5, 00180 Helsinki.

3. Rekisterin nimi

Administer Oyj:n ja sen konserniyhtiöiden asiakas- ja yhteyshenkilörekisteri. Rekisteri pitää sisällään CRM järjestelmät, reskontrajärjestelmät ja markkinointijärjestelmät.

4. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään ja mihin tarkoitukseen

Administerin käyttämät henkilötiedot jaetaan asiakkuuden hoitoon liittyviin tietoihin sekä myyntiä ja markkinointia koskeviin tietoihin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimussuhde, rekisteripitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen (esimerkiksi jos rekisteröity on aiemmin ollut Administerin asiakas), rekisteröidyn antama suostumus, asiakkaan antama erillinen toimeksianto tai muu asiallinen yhteys sekä lakisääteinen velvoite.

Sopimus: Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, jonka rekisteröity tai hänen työnantajansa on tilannut. Ilman edellä mainittuja tietoja emme voi tarjota palveluitamme sopimuksen mukaisesti, varmentaa asiakastapahtumia, pitää yhteyttä tilaajaan sopimukseen liittyvissä asioissa, tarjota teknistä tukea tai laskuttaa palveluitamme.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, arvontojen, tapahtumien ja tutkimusten toteuttamiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen, oikeudellisten vaateiden esittämiseen ja puolustamiseen, palveluidemme käytön analysointiin sekä profilointiin ja segmentointiin sekä puhelimitse tai postitse tapahtuvaan taikka työtehtävien perusteella kohdistettuun markkinointiin. Käsittelemme tietoja Administer-konsernin sisällä ja lisäksi luovutamme henkilötietoja valikoiduille kolmansille osapuolille esimerkiksi markkinointia varten. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja rekisteröidyn ja Administerin välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Ottaen huomioon käsiteltävien tietojen luonteen, käyttötarkoitukset sekä rekisteröidyn ja Administerin välisen suhteen, katsomme, ettei käsittely ole ristiriidassa rekisteröidyn perusoikeuksien tai -vapauksien kanssa. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä milloin tahansa.

Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä tai luovuttaaksemme yhteystietoja valikoitujen kumppanien suoramarkkinointitoimenpiteitä varten. Voimme myös pyytää rekisteröidyn suostumuksen siinä tilanteessa, että käsittelyn tarkoitukset muuttuisivat. Suostumusta pyydetään erikseen myös esimerkiksi valokuvaukselle tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä.

Lakisääteinen velvoite: Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Asiakkuuden hoitoon liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu erityisesti sopimuksen ja siinä sovitun palvelun tuottamiseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat tuotteiden ja palvelujen myynti, asiakaspalvelu ja liiketoiminnan hallinnointi ja kehittäminen sekä asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen. Myyntireskontran hoitamisessa Administer tarvitsee asiakkaan yhteyshenkilöiden henkilötietoja muun muassa laskutukseen ja perintään sekä niihin liittyvän palvelun tuottamiseen.

Myynti ja markkinointi käyttää asiakastietojärjestelmässä olevia tietoja niin olemassa olevien asiakassuhteiden kuin potentiaalisten asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen. Henkilötietoja käytetään Administerin palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen ja markkinointiin, kuten esimerkiksi sähköisten ja painettujen uutiskirjeiden ja asiakastapahtumakutsujen ja vastaavien tiedotteiden lähettämiseen, Administerin brändin sekä tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, suoramarkkinointiin ja muihin vastaaviin myynnin ja markkinoinnin toimenpiteisiin. Rekisterin tietoja käytetään Administerin liiketoiminnan kehittämisen tukena, minkä ohella rekisteriä hyödynnetään suoramarkkinointilupien ja -kieltojen ylläpitoon.

5. Millaisia tietoja keräämme 

Keräämme rekisteröidystä vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa rekisteröidystä kerätään missäkin tilanteessa. Pyrimme kertomaan tietoja kerätessämme, mitkä tiedot ovat palveluiden käytön edellytys tai muutoin pakollisia sopimuksen täyttämiseksi, ja mitkä tiedot rekisteröity voi antaa niin halutessaan.

Administer käsittelee seuraavia tietoja asiakkuuden hoitoon ja myynnin ja markkinoinnin käyttötarkoitukseen:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Henkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
  • Henkilön titteli, operatiivinen ja hankinnallinen vastuualue
  • Henkilön käyttämä kieli, esimerkiksi suomi tai englanti
  • Tiedot henkilön ilmoittamista suoramarkkinointiluvista ja -kielloista
  • Sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot, esimerkiksi uutiskirjeiden tilaaminen 
  • Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten henkilöön kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
  • Henkilön itsensä antamat tiedot, esimerkiksi verkkosivun yhteydenottolomakkeen viestikenttään jätetyt kommentit ja palautteet
  • Puhelutallenteet
  • Muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Asiakkuussuhteiden hoitamisen yhteydessä Administer käsittelee yllä lueteltujen tietojen lisäksi seuraavia tietoja:

  • Yrityksen nimi, toimiala, Y-tunnus
  • Yrityksen yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, yrityksen verkkosivut ja mahdolliset some -kanavat kuten Twitter, LinkedIn ja Facebook)
  • Yrityksen asiakasnumero
  • Yrityksen yhteyshenkilöt
  • Asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot, esimerkiksi yhteydenottopyynnöt, palveluiden tilaamiseen, toimittamiseen ja laskuttamiseen liittyvät tiedot, palveluun liittyvät palautteet ja reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostiviestit
  • Asiakkaan yhteyshenkilöiden tunnistamiseen ja käyttäjähallintaan liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnukset.

Potentiaalisista asiakkaista, kuten palveluistamme mahdollisesti kiinnostuneista henkilöistä tai entisistä asiakkaistamme, käsittelemme tyypillisesti tiedot nimestä, yhteystiedoista, äidinkielestä, ammatista sekä muusta tunnistetiedosta, kuten kohderyhmätiedosta. Entisistä asiakkaista käsittelemme aikaisempiin sopimuksiin liittyviä tietoja. Potentiaalisista yritysasiakkaiden tai yhteistyökumppanien yhteyshenkilöistä käsittelemme lisäksi henkilön työtehtäviin liittyviä tietoja, kuten asema tai vastuualue yrityksessä.

Evästeiden avulla saatavaa informaatiota henkilön verkkoselailusta tallennetaan palvelun käytön seuranta- ja kehittämistarkoituksiin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi vierailun ajankohta (kellonaika), sivut, joilla henkilö on vieraillut, verkko-osoite, josta henkilö on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta henkilö on tullut verkkosivulle.

Koska palvelujamme ei ole suunnattu lapsille, emme tietoisesti käsittele lasten henkilötietoja tai muodosta käyttäjistämme vain lapsia koskevia kohderyhmiä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Administer kerää henkilötietoja rekisteriin pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään joko puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai jollakin muulla vastaavalla tavalla, esimerkiksi sähköpostitse. Rekisteröityä koskevia henkilötietoja saadaan myös kolmannen osapuolen keräämänä esimerkiksi erilaisten tapahtumien yhteydessä. Administer päivittää rekisteriä säännönmukaisesti esimerkiksi olemassa olevan sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä keskinäisen yhteistyön aikana muutoin saatujen tietojen pohjalta.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös yleisesti saatavilla olevista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta sekä muista julkisista ja kaupallisista rekistereistä. Lisäksi rekisteriin kerätään tietoa Administerin verkkosivuilla olevien evästeiden avulla.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Administer huomioi tietosuojalainsäädännön ja sen asettamat rajat tietojen luovutuksissa. Tietoja luovutetaan eteenpäin vain niissä tapauksissa ja siinä laajuudessa, kuin mitä on tarpeen tietojen käyttötarkoituksessa ja palveluiden asianmukaisessa toimittamisessa. Koska Administerin käyttämät palvelimet ja muut tekniset apuvälineet voivat olla Administerin käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa, tietoa voi sijaita palveluntarjoajasta riippuen joko Suomessa tai Suomen rajojen ulkopuolella. Riippumatta siitä, missä tiedot sijaitsevat, Administer noudattaa asianmukaisia suojaustoimenpiteitä varmistaakseen henkilötietojen suojan luovutusten yhteydessä.

Palvelun laadun varmistamiseksi Administer luovuttaa tietoja teknisille yhteistyökumppaneilleen. Yhteistyökumppanit käsittelevät saamiaan tietoja ainoastaan palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Yhteistyökumppanit käsittelevät saamiaan tietoja Administerin antamien ohjeiden mukaisesti ja vasta sen jälkeen, kun he ovat tehneet henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

7.1 Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Administer voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle käyttäessään ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen säilytyksessä osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tietojen siirrot toteutetaan tällöin turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Administer huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita vastaavia suojamekanismeja.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Administer säilyttää rekisteriin kerättyjä henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset on kuvattu kohdassa neljä (4).

Pääasiallisesti henkilötietoja säilytetään enintään kolme (3) vuotta Administerin ja rekisteröidyn välisestä viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Kun tiedoille määritelty säilytysaika on kulunut umpeen, Administer joko tuhoaa tai poistaa henkilötiedot tai muuntaa ne sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä enää tunnistettavissa. Tietojen tuhoamisen yhteydessä ei kuitenkaan poisteta mahdolliseen asiakassuhteeseen ja muuhun yhteistyöhön liittyviä sopimuksia eikä jo lähetettyjä viestejä. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja voidaan tarvittaessa käyttää voimassa olevan lainsäädännön niin vaatiessa. Markkinointia varten kerätyt tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun rekisteröity on peruuttanut antamansa suostumuksen. Tietojen tuhoamisessa ja poistamisessa noudatetaan turvallisia käytäntöjä. Administer poistaa säännöllisesti sellaisia tietoja, jotka eivät enää ole tarpeellisia.

9. Henkilötietojen suojaus

Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu lainsäädännössä edellytetyllä tavalla tietoturvallisuudesta huolehtien. Administer on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Administer mukauttaa turvatoimenpiteensä vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä. Tietoa suojataan palomuurien ja erilaisten salaustekniikoiden avulla, minkä ohella käyttöön valitut laitetilat ovat turvallisia ja kulunvalvonta niissä asianmukainen. Järjestelmissä olevat tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö on allekirjoittanut tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen sekä saanut henkilötietojen käsittelyyn tarvittavan ohjeistuksen ja koulutuksen. Rekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin avulla rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Käyttöoikeudet henkilötietoihin ovat eritasoisia ja niiden myöntämistä ja käyttöä valvotaan Administerissa.

10. Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle, kun käyttäjä vierailee verkkosivulla. Jokaisella myöhemmällä vierailukerralla ne lähetetään takaisin verkkosivullemme tai toiselle verkkosivulle, joka tunnistaa evästeen.

Evästeiden avulla pystymme muun muassa tunnistamaan käyttäjän laitteen tämän palatessa sivulle, muistamaan käyttäjän mieltymykset ja valinnat, parantamaan käyttäjän käyttökokemusta sekä mukauttamaan mainoksiamme sivuillamme sekä muissa palveluissa. Lisätietoja evästeistä saat täältä: www.aboutcookies.org

Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta käyttäjä voi myös halutessaan muuttaa selaimen asetuksia ja siten estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.

Administerin käytössä olevat evästeet ovat:

  • Google Analyticsin avulla seurataan anonyymeja kävijätietoja kuten käyntikertojen määrä, mistä hakukoneesta sivustolle on saavuttu sekä mitä hakusanoja on käytetty.
  • Hotjarin avulla analysoidaan ja kehitetään sivuston sisältöä ja käyttöliittymää. Evästeen avulla seurataan anonyymisti mitä käyttäjät tekevät sivulla.
  • Hubspotin avulla kehitetään sivuston sisältöä. Evästeen avulla saadaan seurantatietoja lomakkeilla yhteystietonsa jättäneiden henkilöiden aktiviteeteista sivustolla, kuten esimerkiksi mitä sivuja henkilö lukee.
  • Kolmansien osapuolien evästeet: Administerin verkkosivujen kautta on mahdollista esimerkiksi jakaa sisältöä verkkoyhteisöpalveluihin kuten Twitter, LinkedIn ja Facebook. Nämä kolmannet osapuolet saattavat käsitellä henkilötietoja erilaisin ehdoin kuin Administer. Administer ei vastaa sivustoon linkitettyjen kolmansien osapuolen verkkosivujen tietosuojakäytännöistä.

11. Profilointi

Voidakseen kohdentaa markkinointia oikealle kohderyhmälle, Administer tekee tähän liittyvää profilointia. Administerilla profilointia toteutetaan Hubspotin kautta seuraavasti:

  • Henkilö itse ilmaisee mistä on kiinnostunut, esimerkiksi henkilö kertoo haluavansa sähköpostimarkkinointia liittyen palkka- ja HR palveluihin
  • Administer kerää verkkosivuilla olevien evästeiden avulla tietoa henkilön verkkokäyttäytymisestä, minkä pohjalta Administer pyrkii tunnistamaan käyttäjän kiinnostuksen kohteet ja niiden perusteella näyttämään kullekin henkilölle mieluisaksi tai hyödylliseksi arvoitua mainontaa. Administerin käyttämät evästeet on esitelty tarkemmin kohdassa kymmenen (10).

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vastustaa profilointia silloin kun se liittyy suoramarkkinointiin kuten uutiskirjeiden lähetykseen. Henkilö voi kieltäytyä Administerin lähettämistä suoramarkkinoinnin uutiskirjeistä esimerkiksi uutiskirjeestä löytyvän linkin ”Peruuta uutiskirje” avulla.

12. Linkit Administerin verkkosivuilta muiden verkkosivuille

Konserniin kuuluvien yritystemme internetsivut sisältävät ulkoisia linkkejä, jotka ohjautuvat muille sivuille, kuten yhteistyökumppaneiden sivustoille. Administerin yhteistyökumppanit voivat käyttää mainontansa kohdentamiseksi evästeitä, joilla he keräävät tietoa käyttäjän vierailusta Administer.fi:ssa ja muilla sivustoilla. Administer ei ole vastuussa kolmansien tahojen näin suorittamasta henkilötietojen keräämisestä tai käsittelystä.

13. Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia?

Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Alla kerromme tarkemmin tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksistasi. Huomaathan, että kaikki oikeudet eivät ole ehdottomia: oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta.  Jos haluat käyttää alla lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan aina tilanne- ja tapauskohtaisesti.

Voit olla meihin vapaamuotoisesti yhteydessä milloin vain, jos sinulla on kysyttävää tietosuojastasi ja henkilötietojesi käsittelystä, tai jos haluat käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi. Tarkemmat yhteystietomme on annettu tämän tietosuojaselosteen kohdassa rekisterinpitäjä. Voit olla aina yhteydessä myös suoraan omaan yhteyshenkilöösi. Jotta voimme vastata pyyntöösi, voimme tarvittaessa pyytää sinulta lisätietoja. Tällainen tilanne on kyseessä esimerkiksi silloin, kun emme voi riittävällä tasolla tunnistaa sinua pyyntösi ja sen yhteydessä meille antamiesi tietojen perusteella.

Toteutamme pyyntösi mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. Pääsääntöisesti tiedot toimitetaan sinulle samalla tavoin kuin miten tietopyyntö on sinulta vastaanotettu. Tietojen toteutustavasta sovimme tarkemmin yhdessä sinun kanssasi.

Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Administer voi kuitenkin periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset. Mahdollisista kustannuksista kerrotaan aina etukäteen perusteluineen.

Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet Admininisterin hallussa oleviin henkilötietoihisi liittyen:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi (tietojen tarkastusoikeus)

Voit milloin tahansa pyytää pääsyä henkilötietoihisi, joita käsittelemme, sekä tietoja siitä, mistä nämä tiedot ovat peräisin ja mihin niitä käytetään. Sinulla on oikeus saada tietoja henkilötietojesi säilytysajoista sekä siitä, kenelle sinua koskevia tietoja luovutetaan, siltä osin kuin luovutamme tietoja Suomessa ja ulkomailla. Oikeuttasi saada pääsy näihin tietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden tietosuojan sekä liiketoimintamme ja käytäntöjemme perusteella. Mikäli oikeuttasi saada pääsy henkilötietoihin on rajoitettu, asiasta kerrotaan sinulle tietopyyntösi käsittelyn yhteydessä. Raportti henkilötiedoistasi toimitetaan sinulle asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos huomaat, että hallussamme olevat henkilötietosi ovat virheellisiä, sinulla on oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Jos tiedot ovat puutteellisia, sinulla on oikeus saada tiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi sinua koskevat henkilötiedot, jos jokin seuraavista perusteista täyttyy:

  • peruutat henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumuksesi;
  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
  • vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
  • vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
  • henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Administeriin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Seuraavissa tapauksissa kuitenkin voimme tai meillä on velvollisuus säilyttää tietojasi:

  • Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen esimerkiksi silloin, kun lain mukaan velvollisuutemme on säilyttää tietojasi tietyn ajan, esimerkiksi rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön tai kirjanpitolain mukaisesti. Näissä tilanteissa emme voi poistaa tietojasi ennen kuin määrätty aika on kulunut.
  • Oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jos katsot, että meillä olevat henkilötietosi eivät joltain osin pidä paikkaansa, tai jos kiistät tietojen käsittelyn lainmukaisuuden tai vastustat tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden.

Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

Sinulla on oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, esimerkiksi silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuihin etuihimme. Tässä tapauksessa tietoja voidaan kuitenkin käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa. Kaikilla tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä olevilla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin mukaan lukien tällaiseen tarkoitukseen liittyvä profilointi. Voit ottaa meihin yhteyttä milloin vain ja pyytää kaikenlaisen suoramarkkinoinnin estämistä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos suostumus on tietyn käsittelytoimenpiteemme oikeusperusteena, voit peruuttaa suostumuksen milloin vain. Huomaathan, että jos peruutat suostumuksesi, emme ehkä pysty tarjoamaan sinulle tiettyjä palveluja tai tuotteita. Huomaa myös, että jatkamme henkilötietojesi käyttöä, esimerkiksi täyttääksemme kanssasi tekemämme sopimuksen tai silloin, jos laki sitä edellyttää. Esimerkkinä annetusta suostumuksesta on sähköpostimarkkinointia koskeva lupa, jonka voi peruuttaa.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee sellaisia henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti ja suostumuksesi tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Voit säilyttää näitä tietoja itse tai tiedot voidaan siirtää toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista. Oikeus koskee vain sellaisia tietoja, jotka olet itse toimittanut meille. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos olet tyytymätön tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi, eikä mahdollista henkilötietojesi käsittelyyn liittyvää erimielisyyttä saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja Administerin välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi. Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto. Ilmoituksen epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä voi tehdä tietosuojatoimiston internetsivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa.

14. Muutokset tietosuojaselosteessa

Administer kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti, mistä syystä Administer pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset tietosuojaselosteeseen voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Tietosuojaselostetta koskevista muutoksista Administer tiedottaa verkkosivuillaan julkaisemalla siellä päivitetyn tietosuojaselosteen sekä muutoksentekopäivämäärän. Administer suosittelee, että käyttäjät tästä syystä tarkistavat ajantasaisen tietosuojaselosteen säännöllisesti Administerin sivuilta. Mikäli Administer tekee tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, Administer tiedottaa asiasta myös muulla tavoin kuten lähettämällä sähköpostiviestin tai julkaisemalla tiedotteen sivuilla ja/tai sosiaalisen median sivuilla ennen muutosten voimaantuloa.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 21.3.2023.

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Katso yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa kohdasta 2. Rekisterin yhteyshenkilöt.

Silloin kun Administer toimii henkilötietojen käsittelijän roolissa toisen organisaation toimiessa rekisterinpitäjän roolissa, rekisteröity ohjataan kääntymään henkilötietojen käsittelyä koskevien pyyntöjensä osalta kyseisen rekisterinpitäjän puoleen. Käsittelemme kaikki yhteydenotot luottamuksellisesti.