Toimittaja- ja yhteistyökumppanitietojen tietosuojaseloste

Kumppanitietojen tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Administer-konsernin kumppanitoimintaa. Administer Oyj ja sen konserniyhtiöt (yhdessä ”Administer”) ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Toivomme asiakkaidemme, palveluidemme käyttäjien ja yhteistyökumppaniemme tutustuvan tietosuojaselosteeseemme.

Administer Oyj ja sen konserniyhtiöt toimivat toimittaja- ja yhteistyökumppanien henkilötietojen käsittelyn osalta yhteisrekisterinpitäjinä. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Administer-konserni kerää ja käsittelee henkilötietoja yhteisiä tarkoituksia varten. 

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Tämä tietosuojaseloste koskee Administer Oyj:n ja sen konserniyhtiöiden yhteistä toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisteriä. Administer Oyj vastaa henkilörekisterin tietoteknisestä ylläpidosta ja toimii keskitettynä yhteyspisteenä tietosuojakysymyksiin liittyen.

Administer Oyj
Itämerenkatu 5
00180 Helsinki
Y-tunnus: 0593027-4
Puhelin: 020 703 2000

Kaikki rekisteriä koskevat yhteisrekisterinpitäjät on kerrottu konsernin www-sivuilla osoitteessa: https://administergroup.com/administer-konsernin-yhtiolistaus/.

2. Rekisterin yhteyshenkilöt

Administer Oy:n asiakaspalvelu palvelee rekisteriasioissa arkipäivisin klo 9-16 välisenä aikana numerossa 020 703 2010. Rekisteriä koskevat kysymyksenne voitte laittaa meille myös sähköpostiosoitteeseen Tiedotus@Administer.fi tai kirjeitse osoitteeseen Administer, Itämerenkatu 5, 00180 Helsinki.

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voitte kääntyä konsernin tietosuojavastaavan puoleen: Anja Hänninen, puh. 040 5220 621.  Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voitte ottaa yhteyttä myös joko sähköpostilla Tietosuoja@Administer.fi tai kirjeitse osoitteeseen Administer, tietosuoja, Itämerenkatu 5, 00180 Helsinki.

3. Rekisterin nimi

Administer Oyj:n ja sen konserniyhtiöiden toimittaja- ja yhteistyökumppanirekisteri. Rekisteri pitää sisällään CRM järjestelmät, reskontrajärjestelmät ja markkinointijärjestelmät.

4. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään ja mihin tarkoitukseen

Tietoja kerätään rekisteriin erilaisten sidosryhmien kanssa tehtävän yhteistyön mahdollistamiseksi ja sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi. Rekisterissä olevat henkilötiedot jaetaan kumppanisuhteen hoitoon liittyviin tietoihin sekä myyntiin ja markkinointiin liittyviin tietoihin.

Administer käsittelee rekisterin sisältämiä tietoja Administerin ja sen sidosryhmien, kuten esimerkiksi tavaran- ja palveluntoimittajien, alihankkijoiden ja näiden työntekijöiden sekä konsulttien sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi, oikeutetun edun toteuttamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös kumppanin tai asiakkaan antamaan toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen. Tiettyjä käsittelytoimia toteutetaan rekisteröidyn erikseen antaman suostumuksen perusteella.  

Sopimus: Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme sopimuksen palvelusta tai tuotteesta, johon liittyen olemme yhteistyöstä sopineet. Ilman edellä mainittuja tietoja emme voi varmentaa yhteistyöhön liittyviä käsittelytilanteita tai pitää yhteyttä sopimukseen liittyvissä asioissa.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, arvontojen, tapahtumien ja tutkimusten toteuttamiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen, oikeudellisten vaateiden esittämiseen ja puolustamiseen, palveluidemme käytön analysointiin sekä profilointiin ja segmentointiin sekä puhelimitse tai postitse tapahtuvaan taikka työtehtävien perusteella kohdistettuun markkinointiin. Käsittelemme tietoja Administer konsernin sisällä ja lisäksi luovutamme henkilötietoja valikoiduille kolmansille osapuolille esimerkiksi markkinointia varten. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja rekisteröidyn ja Administerin välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Ottaen huomioon käsiteltävien tietojen luonteen, käyttötarkoitukset sekä rekisteröidyn ja Administerin välisen suhteen, katsomme, ettei käsittely ole ristiriidassa rekisteröidyn perusoikeuksien tai -vapauksien kanssa. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä milloin tahansa.

Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä tai luovuttaaksemme yhteystietoja valikoitujen kumppanien suoramarkkinointitoimenpiteitä varten. Voimme pyytää rekisteröidyn suostumuksen siinä tilanteessa, että käsittelyn tarkoitukset muuttuisivat. Suostumusta pyydetään myös erikseen esimerkiksi valokuvaukselle tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä.

Lakisääteinen velvoite: Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Kumppanisuhteen hoitoon liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat kumppanisuhteen hoitaminen ja kehittäminen, tuotteiden ja palvelujen myynti, asiakaspalvelu ja liiketoiminnan hallinnointi ja kehittäminen, sekä alihankintana tehdyn työajan seuranta ja kohdentaminen. Kumppanin henkilötietoja tarvitaan laskutuksessa silloin kun kumppani on osallistunut Administerin asiakkaalle myydyn palvelun tuottamiseen. 

Markkinoinnissa kumppanitietojärjestelmän tietoja käytetään sähköisten ja painettujen uutiskirjeiden ja asiakastapahtumakutsujen ja vastaavien tiedotteiden lähettämiseen. Myynnin ja markkinoinnin toimenpiteiden tarkoituksena on kumppanien tiedottaminen, uusasiakashankinta, asiakkuuksien hoito, Administerin brändin sekä tuotteiden ja palveluiden markkinointi, myös suoramarkkinointi ja muut vastaavat myynnin ja markkinoinnin toimenpiteet. Rekisterin tietoja käytetään Administerin liiketoiminnan kehittämisen tukena, minkä ohella rekisteriä hyödynnetään suoramarkkinointilupien ja -kieltojen ylläpitoon.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä säilytetään vain sellaista tietoa, joka on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseen. Rekisterissä on tietoja Administerin alihankkijoiden eli tavaran- ja palveluntoimittajien yhteyshenkilöistä ja edustajista (yritysten yhteyshenkilöt/edustajat) sekä muista yhteistyökumppaneiden edustajista, kuten esimerkiksi valtion ja kuntien edustajat, viranomaiset, kumppanit, oppilaitosten edustajat ja järjestöt.

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Henkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
  • Henkilön titteli, operatiivinen ja hankinnallinen vastuualue
  • Henkilön käyttämä kieli, esimerkiksi suomi tai englanti
  • Sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot, erimerkiksi uutiskirjeiden tilaaminen
  • Tiedot henkilön ilmoittamista suoramarkkinointiluvista ja -kielloista
  • Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten henkilöön kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
  • Henkilön edustaman organisaation tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoitetiedot, toiminta-alue
  • Henkilön yhteydet muihin yrityksiin
  • Kumppanuuteen liittyvät tiedot: yrityksen palvelutarjooma, tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista ja tilauksista, kumppanin laskutustiedot
  • Tiedot henkilön hallintaan luovutetuista työvälineistä ja oikeuksista
  • Tietojärjestelmien käytön hallintaa varten kerättävät tiedot kuten tietojärjestelmien käyttöoikeudet ja niiden rajaukset, käyttöoikeuden haltijan nimi ja sähköpostiosoite, käyttäjätunnukset ja salasanat, kirjautumistiedot, muut tunnistetiedot sekä tietojärjestelmien yhteydessä tallentuvat lokitiedot
  • Henkilön työajanseurantatiedot
  • Viestintä: sähköpostiviestit, chat-viestit, yhteistyökalut, vastaajaviestit, videotallenteet, puhelutallenteet
  • Henkilön itsensä antamat tiedot, esimerkiksi yhteydenottolomakkeen viestikenttään

Evästeiden avulla saatavaa informaatiota henkilön verkkoselailusta tallennetaan palvelun käytön seuranta- ja kehittämistarkoituksiin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi vierailun ajankohta (kellonaika), sivut, joilla henkilö on vieraillut, verkko-osoite, josta henkilö on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta henkilö on tullut verkkosivulle.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Administer saa henkilötietoja rekisteriinsä ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustamastaan yrityksestä joko puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteröityä koskevia henkilötietoja saadaan myös kolmannen osapuolen keräämänä esimerkiksi erilaisten tapahtumien yhteydessä. Administer päivittää rekisteriään säännönmukaisesti esimerkiksi olemassa olevan sopimussuhteen aikana kumppanin antamista tiedoista sekä keskinäisen yhteistyön aikana muutoin saatujen tietojen pohjalta.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös yleisesti saatavilla olevista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta sekä muista julkisista ja kaupallisista rekistereistä. Lisäksi rekisteriin kerätään tietoa Administerin verkkosivuilla olevien evästeiden avulla.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Administer huomioi tietosuojalainsäädännön ja sen asettamat rajat tietojen luovutuksissa. Tietoja luovutetaan eteenpäin vain niissä tapauksissa ja siinä laajuudessa, kuin mitä on tarpeen tietojen käyttötarkoituksessa ja palveluiden asianmukaisessa toimittamisessa. Koska Administerin käyttämät palvelimet ja muut tekniset apuvälineet voivat olla Administerin käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa, tietoa voi sijaita palveluntarjoajasta riippuen joko Suomessa tai Suomen rajojen ulkopuolella. Riippumatta siitä, missä tiedot sijaitsevat, Administer noudattaa asianmukaisia suojaustoimenpiteitä varmistaakseen henkilötietojen suojan luovutusten yhteydessä.

Palvelun laadun varmistamiseksi Administer saattaa joissain tapauksissa luovuttaa tietoja teknisille yhteistyökumppaneilleen. Yhteistyökumppanit käsittelevät saamiaan tietoja ainoastaan palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Yhteistyökumppanit käsittelevät saamiaan tietoja Administerin antamien ohjeiden mukaisesti ja vasta sen jälkeen, kun he ovat tehneet henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

7.1 Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Administer voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle käyttäessään ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen säilytyksessä osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tietojen siirrot toteutetaan tällöin turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Administer huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita vastaavia suojamekanismeja.  

8. Henkilötietojen säilytysaika

Administer säilyttää rekisteriin kerättyjä henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset on kuvattu kohdassa neljä (4).

Kun kumppanisuhde päättyy eikä henkilötietojen käsittelylle ole enää tarkoitusta, kumppanin yhteyshenkilöitä koskevat henkilötiedot poistetaan tai ne muutetaan sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä enää tunnistettavissa. Tietojen tuhoamisen yhteydessä ei kuitenkaan poisteta mahdolliseen asiakassuhteeseen ja muuhun yhteistyöhön liittyviä sopimuksia eikä sopimukseen tulkintaan liittyviä sähköpostiviestejä. Kumppanisuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja voidaan tarvittaessa käyttää voimassa olevan lainsäädännön niin vaatiessa. Markkinointia varten kerätyt tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun rekisteröity on peruuttanut antamansa suostumuksen.

Tietojen tuhoamisessa ja poistamisessa noudatetaan turvallisia käytäntöjä. Administer poistaa säännöllisesti sellaisia tietoja, jotka eivät enää ole tarpeellisia.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu lainsäädännössä edellytetyllä tavalla tietoturvallisuudesta huolehtien. Administer on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Administer mukauttaa turvatoimenpiteensä vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä. Tietoa suojataan palomuurien ja erilaisten salaustekniikoiden avulla, minkä ohella käyttöön valitut laitetilat ovat turvallisia ja kulunvalvonta niissä asianmukainen. Järjestelmissä olevat tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö on allekirjoittanut tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen sekä saanut henkilötietojen käsittelyyn tarvittavan ohjeistuksen ja koulutuksen. Rekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin avulla rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Käyttöoikeudet henkilötietoihin ovat eritasoisia ja niiden myöntämistä ja käyttöä valvotaan Administerilla.

10. Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle, kun käyttäjä vierailee verkkosivulla. Jokaisella myöhemmällä vierailukerralla ne lähetetään takaisin verkkosivullemme tai toiselle verkkosivulle, joka tunnistaa evästeen.

Evästeiden avulla Administer pystyy muun muassa tunnistamaan käyttäjän laitteen tämän palatessa sivulle, muistamaan käyttäjän mieltymykset ja valinnat, parantamaan käyttäjän käyttökokemusta sekä mukauttamaan mainoksiamme sivuillamme sekä muissa palveluissa. Lisätietoja evästeistä saat täältä www.aboutcookies.org

Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta käyttäjä voi myös halutessaan muuttaa selaimen asetuksia ja siten estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.

Administerin käytössä olevat evästeet ovat:

  • Google Analyticsin avulla seurataan anonyymeja kävijätietoja kuten käyntikertojen määrä, mistä hakukoneesta sivustolle on saavuttu sekä mitä hakusanoja on käytetty.
  • Hotjarin avulla analysoidaan ja kehitetään sivuston sisältöä ja käyttöliittymää. Evästeen avulla seurataan anonyymisti mitä käyttäjät tekevät sivulla.
  • Hubspotin avulla kehitetään sivuston sisältöä. Evästeen avulla saadaan seurantatietoja lomakkeilla yhteystietonsa jättäneiden henkilöiden aktiviteeteista sivustolla, kuten esimerkiksi mitä sivuja henkilö lukee.
  • Kolmansien osapuolien evästeet: Administerin verkkosivujen kautta on mahdollista esimerkiksi jakaa sisältöä verkkoyhteisöpalveluihin kuten Twitter, LinkedIn ja Facebook. Nämä kolmannet osapuolet saattavat käsitellä henkilötietoja erilaisin ehdoin kuin Administer. Administer ei vastaa sivustoon linkitettyjen kolmansien osapuolen verkkosivujen tietosuojakäytännöistä.

11. Profilointi

Voidakseen kohdentaa markkinointia oikealle kohderyhmälle, Administer tekee tähän liittyvää profilointia. Profiloinnin yhteydessä hyödynnetään ainoastaan asianmukaisia ja oikeita tietoja. Profiloinnin perusteena ei käytetä esimerkiksi arkaluontoisia, erityisiä henkilötietoja.

Administerilla profilointia toteutetaan Hubspotin kautta seuraavasti:

  • Henkilö itse ilmaisee mistä on kiinnostunut, esimerkiksi henkilö kertoo haluavansa sähköpostimarkkinointia liittyen palkka- ja HR palveluihin
  • Administer kerää verkkosivuilla olevien evästeiden avulla tietoa henkilön verkkokäyttäytymisestä, minkä pohjalta Administer pyrkii tunnistamaan käyttäjän kiinnostuksen kohteet ja niiden perusteella näyttämään kullekin henkilölle mieluisaksi tai hyödylliseksi arvoitua mainontaa. Administerin käyttämät evästeet on esitelty tarkemmin kohdassa kymmenen (10).

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vastustaa profilointia silloin kun se liittyy suoramarkkinointiin kuten uutiskirjeiden lähetykseen. Henkilö voi kieltäytyä Administerin lähettämistä suoramarkkinoinnin uutiskirjeistä esimerkiksi uutiskirjeestä löytyvän linkin ”Peruuta uutiskirje” avulla.

12. Linkit Administerin verkkosivuilta muiden verkkosivuille

Konserniin kuuluvien yritystemme internetsivut sisältävät ulkoisia linkkejä, jotka ohjautuvat muille sivuille, kuten yhteistyökumppaneiden sivustoille. Administerin yhteistyökumppanit voivat käyttää mainontansa kohdentamiseksi evästeitä, joilla he keräävät tietoa käyttäjän vierailusta Administer.fi:ssa ja muilla sivustoilla. Administer ei ole vastuussa kolmansien tahojen näin suorittamasta henkilötietojen keräämisestä tai käsittelystä.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Administerin rekisterissä olevat häntä koskevat henkilötiedot sekä saada halutessa jäljennös näistä tiedoista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Administeria viipymättä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään häntä koskevan, rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta, lähettämällä allekirjoitetun kirjeen tai vastaavalla tavalla varmennetun asiakirjan, jonka avulla voidaan varmistaa pyynnön tekijän oikeus pyyntöön. Administer voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa myös varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Administer vastaa tarkastuspyyntöihin kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä ja toimittaa tiedot lähtökohtaisesti maksuttomasti. Mikäli rekisteröidyn esittämät tietopyynnöt ovat kuitenkin perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi henkilö esittää tietopyyntöjä toistuvasti, Administerilla on oikeus periä tietojen keruusta kohtuullinen maksu. Maksu muodostuu hallinnollisista kustannuksista, jotka syntyvät pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta sekä siihen liittyvien tietojen toimittamisesta. Rekisteröity voi valita, noutaako hän tiedot henkilökohtaisesti Administerin toimipisteestä vai haluaako hän vastaanottaa tiedot kirjattuna kirjeenä.

Silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää henkilötietojensa poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi) silloin kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai joita varten niitä muutoin on käsitelty, tai kun tietojen käsittelyyn tai säilyttämiseen ei ole voimassa rekisterinpitäjän roolissa Administeria koskevia lakisääteisiä velvoitteita. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä Administer ei tässä yhteydessä poista, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä. Administerilla on myös oikeus pidättäytyä rekisteritietojen poistosta silloin kun Administerilla on oikeutettu etu olla poistamatta kyseisiä tietoja tai kun tiedot koskevat esimerkiksi voimassa olevaan kumppanuuteen tai asiakkuuteen liittyviä sopimuksellisesti välttämättömiä asioita.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä mm. suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos Administer ei toteuta tietosuoja-asetuksessa olevia rekisteröidyn oikeuksia asianmukaisesti.  Ilmoituksen epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä voi tehdä tietosuojatoimiston internetsivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa.

14. Muutokset tietosuojaselosteessa

Administer kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti, mistä syystä Administer pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset tietosuojaselosteeseen voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Tietosuojaselostetta koskevista muutoksista Administer tiedottaa verkkosivuillaan julkaisemalla siellä päivitetyn tietosuojaselosteen sekä muutoksentekopäivämäärän. Administer suosittelee, että käyttäjät tästä syystä tarkistavat ajantasaisen tietosuojaselosteen säännöllisesti Administerin sivuilta. Mikäli Administer tekee tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, Administer voi tiedottaa asiasta myös muulla tavoin kuten lähettämällä sähköpostiviestin tai julkaisemalla tiedotteen sivuilla ja/tai sosiaalisen median sivuilla ennen muutosten voimaantuloa.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 7.12.2021.

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Otathan meihin yhteyttä kirjallisesti. Katso yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa kohdasta 2. Rekisterin yhteyshenkilöt.

Tarvittaessa Administer voi pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Silloin kun Administer toimii henkilötietojen osalta ainoastaan toisen rekisterinpitäjän käsittelijänä, henkilöä ohjeistetaan ottamaan pyyntöjensä osalta yhteyttä kyseiseen rekisterinpitäjään. Käsittelemme kaikki yhteydenotot luottamuksellisesti.