Tietosuojaseloste, sisäpiirihallinto

Päivitetty 18.1.2022

Administer Oyj ja sen konserniyhtiöt (yhdessä ”Administer”) ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Administer noudattaa markkinoiden väärinkäyttöasetusta (EU) N:o 596/2014 (MAR) ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä sekä Nasdaq Helsinki Oy:n julkaisemaa sisäpiiriohjetta siinä muodossa kuin ne kulloinkin ovat voimassa. Yhtiöllä on prosessi sisäpiiritiedon arvioimiseen, tiedottamisen lykkäämiseen ja sisäpiiriluetteloiden perustamiseen.

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Tämä tietosuojaseloste koskee Administer Oyj:n ja sen konserniyhtiöiden yhteistä sisäpiirirekisteriä. Administer Oyj vastaa henkilörekisterin tietoteknisestä ylläpidosta ja toimii keskitettynä yhteyspisteenä tietosuojakysymyksiin liittyen.

Administer Oyj

Itämerenkatu 5

00180 Helsinki

Y-tunnus: 0593027-4

Puhelin: 020 703 2000

Kaikki rekisteriä koskevat yhteisrekisterinpitäjät on kerrottu konsernin www-sivuilla osoitteessa: https://administergroup.com/administer-konsernin-yhtiolistaus/.

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyshenkilönä toimii konsernin tietosuojavastaava Anja Hänninen.

Tietosuoja@administer.fi

Puh. 040 5220 621                    

Administer Oyj/Tietosuoja, Itämerenkatu 5, 00180 Helsinki.

3. Rekisterin nimi

Administerin sisäpiirihallinto.

4. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään ja mihin tarkoitukseen

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän laissa säädettyyn tai sen nojalla määrättyyn tehtävään tai velvoitteeseen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.c). Administerilla tai sen puolesta tai lukuun toimivalla on velvollisuus ylläpitää luetteloa henkilöistä, joilla on pääsy sisäpiiritietoon ja jotka työskentelevät Administerilla sopimuksen perusteella tai muutoin suorittavat tehtäviä, joiden kautta heillä on pääsy sisäpiiritietoon.  Johtohenkilöiden ja heidän lähipiiriinsä kuuluvien henkilöiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on markkinoiden väärinkäytöstä annetun asetuksen (MAR; EU 596/2014) 19 artiklan mukaisen johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä liiketoimia koskevan sääntelyn, sekä muiden Administeria sitovien lakien, sääntöjen, määräysten ja ohjeiden noudattaminen.

Hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon merkitään kaikki henkilöt, joilla on pääsy hanketta koskevaan sisäpiiritietoon, ja jotka työskentelevät yhtiölle tai suorittavat yhtiölle tehtäviä, joiden kautta heillä on pääsy hanketta koskevaan sisäpiiritietoon.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on markkinoiden väärinkäytöstä annetun asetuksen (MAR; EU 596/2014) 18 artiklan mukaisesti näiden henkilöiden liiketoimia koskevan sääntelyn, sekä muiden Administeria sitovien lakien, sääntöjen, määräysten ja ohjeiden noudattaminen. 

Administer ylläpitää arvopaperimarkkinalain 12 luvun 3§:n mukaista whistleblow-ilmiantojärjestelmää, joka sisältää tiedon ilmiantajasta ja ilmiannetusta, teon kuvauksesta sekä sen ajankohdasta.  Henkilötietojen käsittely näissä tarkoituksissa on tarpeen Administerin lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

5. Millaisia tietoja keräämme 

Luettelossa johtohenkilöistä ja heidän lähipiiriinsä kuuluvista henkilöistä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • henkilötunnus ja syntymäaika
  • kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
  • työnantajan nimi, y-tunnus ja osoite
  • luetteloon merkityn valtuuttaman tai yhteyshenkilön etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • johtohenkilön asema organisaatiossa
  • lähipiiriin kuulumisen peruste
  • johtohenkilö-/lähipiiristatuksen alkamis- ja päättymisajankohta (päivä ja aika)
  • vastaanotetut ilmoitukset liiketoimista

Sisäpiiriluettelo sisältää sisäpiiriin kuuluvien henkilöiden seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • henkilötunnus ja syntymäaika
  • kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot
  • työnantajan nimi ja osoite
  • luetteloon merkityn valtuuttaman tai yhteyshenkilön etunimi, sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • sisäpiiristatuksen syy sekä alkamis- ja päättymisajankohta (päivä ja aika)
  • vastaanotetut ilmoitukset liiketoimista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Administer identifioi itse MAR:n mukaisesti ne henkilöt, joilla on pääsy Administer-konsernin taloustietoon, sekä kerää mahdolliset tarvittavat lisätiedot suoraan kyseiseltä henkilöltä itseltään. Henkilötiedot johtohenkilöistä ja heidän lähipiiristään kerätään MAR:n nojalla johtohenkilöltä ja/tai heidän lähipiiriltään / lähipiirin yhteyshenkilöiltä sekä heidän mahdollisesti valtuuttamiltaan tahoilta ja julkisista tietolähteistä, kuten kaupparekisteristä.

Administer kerää MAR:n mukaisesti sisäpiiriluetteloon merkittävät tiedot rekisteröidyiltä itseltään sisäpiiri-ilmoituksen antamisen yhteydessä erillisellä lomakkeella, jonka rekisteröity täyttää, sekä tarvittaessa myös julkisista tietolähteistä (esim. kaupparekisteri, YTJ). Rekisteröidyt ilmoittavat liiketoimistaan itse Administerille. Ohjeet liiketoimi-ilmoituksen tekemiseen toimitetaan Administerin sisäpiirivastaavan toimesta, minkä lisäksi ohjeet ovat saatavilla Administerin verkkosivuilla. 

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, tai mikäli oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Tietoja voidaan esimerkiksi luovuttaa MAR-asetuksessa ja sen nojalla annetuissa säännöissä nimetyille tahoille, kuten Finanssivalvontaan ja Poliisille.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy MAR:n ja muun sovellettavan yhtiö- ja arvopaperimarkkinaoikeudellisen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Säilytysaika on pääsääntöisesti viisi vuotta henkilötietojen rekisteröinnistä tai niiden viimeisimmästä päivityksestä.

9. Henkilötietojen suojaus

Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu lainsäädännössä edellytetyllä tavalla tietoturvallisuudesta huolehtien. Administer on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Administer mukauttaa turvatoimenpiteensä vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä. Tietoa suojataan palomuurien ja erilaisten salaustekniikoiden avulla, minkä ohella käyttöön valitut laitetilat ovat turvallisia ja kulunvalvonta niissä asianmukainen. Järjestelmissä olevat tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö on allekirjoittanut tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen sekä saanut henkilötietojen käsittelyyn tarvittavan ohjeistuksen ja koulutuksen. Rekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin avulla rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Käyttöoikeudet henkilötietoihin ovat eritasoisia ja niiden myöntämistä ja käyttöä valvotaan Administerissa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Administerin rekisterissä olevat häntä koskevat henkilötiedot sekä saada halutessa jäljennös näistä tiedoista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Administeria viipymättä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään häntä koskevan, rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta, lähettämällä allekirjoitetun kirjeen tai vastaavalla tavalla varmennetun asiakirjan, jonka avulla voidaan varmistaa pyynnön tekijän oikeus pyyntöön. Administer voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa myös varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Administer vastaa tarkastuspyyntöihin kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä ja toimittaa tiedot lähtökohtaisesti maksuttomasti. Mikäli rekisteröidyn esittämät tietopyynnöt ovat kuitenkin perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi henkilö esittää tietopyyntöjä toistuvasti, Administerilla on oikeus periä tietojen keruusta kohtuullinen maksu. Maksu muodostuu hallinnollisista kustannuksista, jotka syntyvät pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta sekä siihen liittyvien tietojen toimittamisesta. Rekisteröity voi valita, noutaako hän tiedot henkilökohtaisesti Administerin toimipisteestä vai haluaako hän vastaanottaa tiedot kirjattuna kirjeenä.

Silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää henkilötietojensa poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi) silloin kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai joita varten niitä muutoin on käsitelty, tai kun tietojen käsittelyyn tai säilyttämiseen ei ole voimassa rekisterinpitäjän roolissa Administeria koskevia lakisääteisiä velvoitteita. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä Administer ei tässä yhteydessä poista, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä. Administerilla on myös oikeus pidättäytyä rekisteritietojen poistosta silloin kun Administerilla on oikeutettu etu olla poistamatta kyseisiä tietoja tai kun tiedot koskevat esimerkiksi voimassa olevaan asiakkuuteen liittyviä sopimuksellisesti välttämättömiä asioita.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä mm. suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos Administer ei toteuta tietosuoja-asetuksessa olevia rekisteröidyn oikeuksia asianmukaisesti. 

Ilmoituksen epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä voi tehdä tietosuojatoimiston internetsivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa.

11. Muutokset tietosuojaselosteessa

Administer kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti, mistä syystä Administer pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset tietosuojaselosteeseen voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Tietosuojaselostetta koskevista muutoksista Administer tiedottaa verkkosivuillaan julkaisemalla siellä päivitetyn tietosuojaselosteen sekä muutoksentekopäivämäärän. Administer suosittelee, että käyttäjät tästä syystä tarkistavat ajantasaisen tietosuojaselosteen säännöllisesti Administerin sivuilta. Mikäli Administer tekee tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, Administer tiedottaa asiasta myös muulla tavoin kuten lähettämällä sähköpostiviestin tai julkaisemalla tiedotteen sivuilla ja/tai sosiaalisen median sivuilla ennen muutosten voimaantuloa.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 18.1.2022.

12. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Otathan meihin yhteyttä kirjallisesti. Katso yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa kohdasta 2. Rekisterin yhteyshenkilöt.

Tarvittaessa Administer voi pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Silloin kun Administer toimii henkilötietojen osalta ainoastaan toisen rekisterinpitäjän käsittelijänä, henkilöä ohjeistetaan ottamaan pyyntöjensä osalta yhteyttä kyseiseen rekisterinpitäjään.

Käsittelemme kaikki yhteydenotot luottamuksellisesti.