Osakkeenomistajat tietosuojaseloste

Laatimispäivä 23.12.2021

Päivitetty 25.1.2022

Administer Oyj ja sen konserniyhtiöt (yhdessä ”Administer”) ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan henkilötietoja koskevan lainsäädännön mukaisesti.  Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, minkälaisia henkilötietoja Administer voi kerätä osakkeenomistajista, sekä miten näitä tietoja voidaan käyttää ja käsitellä ja miten niitä suojataan. Termillä ”henkilötiedot” tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa ja jotka olet antanut meille ja/tai jotka olemme saaneet muita kanavia pitkin.

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Tämä tietosuojaseloste koskee Administer Oyj:n osakasluettelon ja yhtiökokousluetteloiden henkilörekisteriä. Administer Oyj vastaa henkilötietojen käsittelystä.

Administer Oyj

Itämerenkatu 5

00180 Helsinki

Y-tunnus: 0593027-4

Puhelin: 020 703 2000

Administer-konserniin kuuluvat yritykset on kerrottu konsernin www-sivuilla osoitteessa: https://administergroup.com/administer-konsernin-yhtiolistaus/.

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyshenkilönä toimii konsernin tietosuojavastaava Anja Hänninen.

Tietosuoja@administer.fi

Puh. 040 5220 621                   

Administer Oyj/Tietosuoja, Itämerenkatu 5, 00180 Helsinki.

3. Rekisterin nimi

Administerin osakasluettelon ja yhtiökokousluetteloiden henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet sekä henkilötietoryhmät

Henkilötietojen käsittely on tarpeellista osakeyhtiölain (624/2006) mukaisten lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Osakeyhtiölain mukaan osakeyhtiön hallituksen on pidettävä arvo-osuusjärjestelmään liitetyistä osakkeista sekä niiden omistajista arvo-osuustilikirjauksiin perustuvaa ajantasaista osakasluetteloa.

Administerin osakasluetteloa ylläpidetään Euroclear Finland Oy:n toimesta. Rekisteriin merkitään:  

  • osakkeenomistajan tai hallintarekisteröinnin hoitajan nimi
  • henkilötunnus taikka jokin muu yksilöintitunnus
  • yhteystiedot, pankki- ja verotustiedot
  • osakkeiden lukumäärä osakelajeittain
  • arvopaperikeskuksen osapuoli, jonka hoidossa olevalle arvo-osuustilille osakkeet on kirjattu

Osakeyhtiölaissa annetaan määräyksiä myös yhtiökokousten luettelojen, kuten täsmäytyspäivän osakasluettelon, luettelon kokoukseen ilmoittautuneista osakkeenomistajista sekä luettelon kokoukseen osallistuneista osakkeenomistajista ja heidän avustajistaan ja edustajistaan ylläpitoon. Näihin luetteloihin merkitään mm.

  • osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus
  • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • arvo-osuustilinumero, osake- ja äänimäärä
  • äänestystiedot
  • tiedot osakkeenomistajan avustajista ja edustajista (valtuutetut)

Edellä kerrottujen tietojen ohella Administer voi käsitellä sähköisiä tunnistetietoja. Arvo-osuustilinumero on käytössä vain Euroclear Finland Oy:n järjestelmissä tapahtuvassa tunnistautumisessa, eikä sitä luovuteta Administerille.

Administer voi käyttää henkilötietojasi seuraavia käyttötarkoituksia varten:

  • osakasluettelon ylläpito osakeyhtiölain velvoitteiden mukaisesti;
  • yhtiökokousten järjestäminen sekä hallinnointi;
  • muu yhteydenpito osakkeenomistajiin;
  • osinkojen maksu sekä muut pääomatransaktiot;
  • osakkeenomistajien tunnistaminen.

Administerilla on mahdollisuus saada äänestystuloksen oikeellisuuden tarkastamiseksi yksittäisen osakkeenomistajan äänestystiedot. Osakastietoja voidaan käsitellä myös alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa yhteensopiviin käyttötarkoituksiin.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Euroclear Finland Oy ylläpitää Administerin osakasluetteloa sekä tietokantaa, jota käytämme osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyyn. Administer kerää henkilötietojasi edellä mainitusta tietokannasta. Euroclear Finland Oy:n henkilötietojen käsittely on kuvattu heidän omassa tietosuojaselosteessa.  Arvo-osuusjärjestelmän sisältämät henkilötiedot saadaan tilinhoitajilta ja viranomaisilta.

Yhtiökokousluetteloita koskevat tiedot kerätään pääasiassa kokoukseen ilmoittautuvalta osakkeenomistajalta itseltään. Ilmoittautuessaan kokoukseen henkilö joko syöttää itse tiedot Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään ilmoittautumisjärjestelmään tai, jos henkilö ilmoittautuu käyttäen muuta ilmoittautumistapaa, rekisterinpitäjä syöttää henkilön antamat tiedot mainittuun järjestelmään. Osakkeenomistajan omistustiedot haetaan Euroclear Finalnd Oy:n ylläpitämästä Administerin osakasluettelosta. Kun osakkeenomistaja haluaa antaa valtuutuksen tai ilmoittaa avustajasta, tulee osakkeenomistajan ilmoittaa myös näiden henkilöiden osalta tarvittavat henkilötiedot.

6. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Osakasluettelo on osakeyhtiöin lain mukaan julkinen ja tulee pitää jokaisen nähtävillä. Administer käyttää osakasluettelon teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa sekä henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolista palveluntarjoajaa Euroclear Finland Oy:tä. Administerin osakasluettelo on nähtävänä Euroclear Finland Oy:n toimipaikassa, arvopaperikeskuksessa. Jokaisella on oikeus kulut korvattuaan saada jäljennös osakasluettelosta tai sen osasta siltä osin, kuin osakeyhtiölaki ei tietojen julkisuutta rajoita.

Kenellä tahansa on oikeus mennä katsomaan Euroclear Finland Oy:n toimitiloissa sijaitsevalta yleisöpäätteeltä osakasluetteloa osakeyhtiölain mukaisesti. Yleisöpäätteeltä omistajista on nähtävissä seuraavat tiedot:

  • omistajan nimi ja osoite tai kotikunta
  • syntymäaika
  • kansalaisuus
  • omistustiedot
  • odotusluettelomäärät sekä odotusluettelolla olon syy
  • tiedot mahdollisista yhteisomistajista.

Osakeyhtiölain mukaan julkisiin tietoihin eivät kuulu henkilötunnuksen tunnusosa, maksu- tai verotustiedot tai tiedot siitä, mille kaupantekotilille osuuden- tai osakkeenomistajan myytäviksi antamat osuudet tai osakkeet on kirjattu.

Yhtiökokousta varten laadittu tilapäinen osakasluettelo on Euroclear Finland Oy:n sääntöjen mukaan julkinen yhtiökokouspäivän ja sitä edeltävien kolmen arkipäivän ajan samalla tavoin kuin varsinainen osakasluettelo.

Jos maistraatti on määrännyt väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:n perusteella osakkeenomistajaa koskevien tietojen luovutusrajoituksesta (ns. turvakielto) ja tästä rajoituksesta on ilmoitettu Administerille, saa osakkeenomistajasta osakasluetteloon merkityn kotikunnan, osoitteen ja muun yhteystiedon luovuttaa vain viranomaisille. Turvakiellon luovutusrajoitukset eivät koske mahdollisesti osakasluetteloon merkittyä yhteysosoitetta, joka voidaan luovuttaa myös muille kuin viranomaisille.

Administer varmistaa, että henkilötietosi ovat suojattu asiaankuuluvalla tavalla, kun niitä jaetaan Administerin sisäisten tai ulkoisten osapuolten kanssa. Administer voi luovuttaa henkilötietoja mille tahansa Administer-konsernin yksikölle. Tietoja voidaan siirtää tai luovuttaa, jos siirtäminen tai luovuttaminen on tarpeen rekisterinpitäjän oikeuksien turvaamiseksi, rekisteröidyn tai muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai viranomaisten pyyntöihin vastaamiseksi.      

Kun Administer ulkoistaa palveluja mille tahansa kolmannelle osapuolelle, varmistetaan sopimuksin, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisella tavalla ja sovellettavien lakien mukaisesti. Tietoja voidaan käsitellä EU:n ja ETA -alueen ulkopuolelle käyttäen Euroopan unionin komission hyväksymiä tietojen siirtomekanismeja, kuten esimerkiksi Euroopan unionin komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Euroclear Finland Oy ylläpitää tietokantaa, jota käytetään osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyyn. Tietokannassa olevien henkilötietojen käsittelyä tapahtuu Euroclear Finland Oy:n ilmoittamissa kolmansissa maissa, jolloin Euroclear Finland Oy huolehtii tarvittavien sopimusten tekemisestä. Kolmansilla osapuolilla on oikeus käsitellä henkilötietojasi vain siinä laajuudessa, mikä tarvitaan, jotta kolmannet osapuolet voivat toimittaa pyytämämme palvelun.

Euroclear Finland Oy ilmoittaa verohallinnolle verotusta varten tarpeelliset tiedot arvo-osuusjärjestelmään kuuluvista arvo-osuuksista, niiden omistajista sekä tuoton saajista. Ilmoitettavia tietoja ovat mm. omistajan nimi ja henkilötunnus, arvopaperin nimi ja laji, arvo-osuuksien lukumäärä sekä arvo-osuuden ISIN-koodi. Omistajaluetteloiden tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin, mikäli rekisteröity ei ole kieltänyt tällaista luovuttamista.  

Administerilla on mahdollisuus saada omistajistaan Euroclear Finland Oy:ltä seuraavat, julkisia tietoja laajemmat tiedot: omistajan nimi, osoite, yksilöintitunnus, kieli, kansalaisuus, sektori ja mahdollinen asiakasrajoitus, omistustiedot, odotusluettelomäärät sekä odotusluettelolla olon syy, tiedot mahdollisista yhteisomistajista sekä tieto tilinhoitajasta.

Administer julkaisee luettelon 100 suurimmista osakkeenomistajastaan verkkosivuillaan Osakkeenomistajat – Administer Group. Osakkeenomistajasta julkaistaan:

  • nimi
  • osakemäärä, % -osuus kaikista osakkeista
  • muutos kappalemäärässä sekä prosentuaalisesti edelliseen kuukauteen
  • markkina-arvo.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan.  Esimerkiksi osakeyhtiölain (6241/2006) kanneaikaa koskevat säännökset edellyttävät rekisterinpitäjää säilyttämään yhtiökokoukseen liittyviä henkilötietoja kolme kuukautta yhtiökokouksen päätöksestä. Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään muihin sääntelyn edellyttämiin tarkoituksiin.

Arvo-osuusrekisterin rekisterinpitäjänä Euroclear Finland säilyttää arvo-osuusrekisteriin liittyvät tiedot, ml. henkilötiedot, pysyvästi. Administer säilyttää yhtiökokouksiin liittyvät tiedot yhtiön koko toiminnan ajan. Maksuihin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain ja ennakkoperintälain mukaisesti. 

8. Henkilötietojen suojaus

Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu lainsäädännössä edellytetyllä tavalla tietoturvallisuudesta huolehtien. Administer on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Administer mukauttaa turvatoimenpiteensä vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä. Tietoa suojataan palomuurien ja erilaisten salaustekniikoiden avulla, minkä ohella käyttöön valitut laitetilat ovat turvallisia ja kulunvalvonta niissä asianmukainen. Järjestelmissä olevat tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö on allekirjoittanut tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen sekä saanut henkilötietojen käsittelyyn tarvittavan ohjeistuksen ja koulutuksen. Rekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin avulla rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Käyttöoikeudet henkilötietoihin ovat eritasoisia ja niiden myöntämistä ja käyttöä valvotaan Administerissa.

Kun Administer käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn, kuten Euroclear Finlandia, varmistetaan riittävä tietosuojan taso ja tietojen huolellinen ja asianmukainen käsittely sopimusjärjestelyillä ja muulla tarkoituksenmukaisella tavalla. Arvo-osuusjärjestelmästä ja selvitystoiminnasta annetussa laissa on säädetty erityisestä salassapitovelvollisuudesta, joka koskee mm. tilinhoitajien, niiden asiamiesten sekä Euroclear Finlandin palveluksessa olevaa henkilökuntaa. Turvallisuuskysymyksistä, jotka koskevat arvo-osuusrekisteriä, määrätään tarkemmin laissa arvo-osuustileistä sekä Euroclear Finlandin säännöissä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Administerin rekisterissä olevat häntä koskevat henkilötiedot sekä saada halutessa jäljennös näistä tiedoista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Administeria viipymättä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään häntä koskevan, rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta, lähettämällä allekirjoitetun kirjeen tai vastaavalla tavalla varmennetun asiakirjan, jonka avulla voidaan varmistaa pyynnön tekijän oikeus pyyntöön. Administer voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa myös varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Administer vastaa tarkastuspyyntöihin kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä ja toimittaa tiedot lähtökohtaisesti maksuttomasti. Mikäli rekisteröidyn esittämät tietopyynnöt ovat kuitenkin perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi henkilö esittää tietopyyntöjä toistuvasti, Administerilla on oikeus periä tietojen keruusta kohtuullinen maksu. Maksu muodostuu hallinnollisista kustannuksista, jotka syntyvät pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta sekä siihen liittyvien tietojen toimittamisesta. Rekisteröity voi valita, noutaako hän tiedot henkilökohtaisesti Administerin toimipisteestä vai haluaako hän vastaanottaa tiedot kirjattuna kirjeenä.

Silloin kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää henkilötietojensa poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi) silloin kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai joita varten niitä muutoin on käsitelty, tai kun tietojen käsittelyyn tai säilyttämiseen ei ole voimassa rekisterinpitäjän roolissa Administeria koskevia lakisääteisiä velvoitteita. Lokitiedostoihin tallennettua tietoa sekä jo lähetettyjä viestejä Administer ei tässä yhteydessä poista, koska niitä voidaan tarvita vuosienkin kuluttua mahdollisten väärinkäytösten tai riitakysymysten selvittelyssä. Administerilla on myös oikeus pidättäytyä rekisteritietojen poistosta silloin kun Administerilla on oikeutettu etu olla poistamatta kyseisiä tietoja tai kun tiedot koskevat esimerkiksi voimassa olevaan asiakkuuteen liittyviä sopimuksellisesti välttämättömiä asioita.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä mm. suoramarkkinointia ja siihen liittyvää profilointia varten. Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen tai toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos Administer ei toteuta tietosuoja-asetuksessa olevia rekisteröidyn oikeuksia asianmukaisesti. 

Ilmoituksen epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä voi tehdä tietosuojatoimiston internetsivuilla: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa.

10. Muutokset tietosuojaselosteessa

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme, tietosuojaperiaatteidemme tai

lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme tutustumaan tietosuojakäytäntöjemme sisältöön säännöllisin

väliajoin.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 25.1.2022.

11. Yhteydenotot

Autamme sinua mielellämme kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa. Otathan meihin yhteyttä kirjallisesti. Katso yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa kohdasta 2. Rekisterin yhteyshenkilöt.

Tarvittaessa Administer voi pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. Silloin kun Administer toimii henkilötietojen osalta ainoastaan toisen rekisterinpitäjän käsittelijänä, henkilöä ohjeistetaan ottamaan pyyntöjensä osalta yhteyttä kyseiseen rekisterinpitäjään.

Käsittelemme kaikki yhteydenotot luottamuksellisesti.